Podle platných právních předpisů Ruské federace v oblasti oběhu dokladů musí být doklady s prodlouženým termínem skladování stažené z oběhu zlikvidovány. Zničení dokumentů umožňuje uvolnit část kancelářských prostor a uspořádat archiv. To je nedílná součást práce jakékoli organizace.
stupně využití
Existují určitá pravidla pro zničení dokumentů.Před destrukčním řízením jsou všechny doklady podrobeny zkoušce, která zahrnuje řadu etap.Vedení organizace musí v počáteční fázi vydat příslušnou objednávku. Pořadí zničení dokumentů je následující:
- Definice vědecké a praktické hodnoty. Podle současného usnesení bude komise odborníků to dělat a podepíše smlouvu o skladování. Skládá se z kvalifikovaných specialistů ze všech organizačních struktur a také z vybrané hlavy. Doporučuje se zahrnout do komise zástupce správy, účetního, právníka, úředníka, zástupce zaměstnanců. Komise dává odborné posouzení hodnoty a vydává vhodnou objednávku.
- Vyberte seznam dokumentů, které chcete zničit. Forma a forma takového seznamu jsou libovolně složeny. Je to komise pro recyklaci. Seznam je podrobný popis, který je potvrzen podpisy předsedy a všech členů komise.
- Osvědčení o propuštění do zničení dokumentů, u nichž se obchodní doklady zničí. Zákon nutně odráží seznam dokumentů, které mají být zničeny, s nadpisy, jejich počtem a právními předpisy, na jejichž základě budoubylo provedeno využití dokumentů. Vedoucí podepíše příkaz a akt o zničení dokumentů.
- Organizujte seznam. Před likvidací vybraných formulářů je komise pro recyklaci povinna zkontrolovat, zda byl dokument kontrolován a kdy byl naposledy revidován. Poté se provádí závěrečná kontrola - formuláře pro odepsání, uznávané jako cenné, jsou poslány k dalšímu uložení v archivu, jiné - k recyklaci. V této fázi musí být vydán i příkaz.
- Fyzické zničení dokumentů s uplynutou dobou skladování. Jedná se o důvěrný proces.
Existuje zvláštní příkaz k zničení tajných dokumentů, výrazně se liší od pravidel běžných cenných papírů. Pro tajemství je nutné uplynout určitou dobu po uplynutí doby skladování, až poté podepíše zákon o rozdělení dokumentů.Zničení tajných dokumentů se provádí na zvláštních útvarech státních útvarů po podepsání příkazu vedoucím oddělení.
Tento přístup k likvidaci umožňuje minimalizovat riziko chybného zničení cenných obchodních dokladů a optimalizace procesu využití.
fyzické zničení
Po vyhotovení všech úkonů a po podepsání dohody o skladování se papír shromažďuje a odesílá k likvidaci. Pro organizace, jejichž archivy mají být archivovány ve státních nebo obecních archívech, musí být použití dokumentů nezbytně dohodnuto s archivními úřady. Zničení účetnictvídokumenty jsou vyráběny specializovanou firmou. Ostatní organizace mohou zřídit zničení dokladů podle vlastního uvážení nebo zapojit strukturu, která je oprávněna je zlikvidovat v souladu se všemi bezpečnostními pravidly.
V současné době se používají následující metody likvidace dokumentů:
- Skartace. Zničení dokumentů skartací je považováno za nejrozšířenější a nejjednodušší metodu.
- Spalování dokumentů se provádí méně často, neboť tepelné zpracování vyžaduje zvláštní vybavení - je zapotřebí hořící kamna. Metoda spálení dokumentů byla často použita pro důvěrný papír. V současné době je to příklad nejméně racionálního a ekologického způsobu ničení.
- Likvidace archivu s odchodem organizace.
Pro zničení (kromě spalování) se odešle vzorek, z něhož se předem odstranil celofán, plast, slída a další kryty. Tyto materiály nejsou vhodné pro recyklaci.
Organizace malých dokumentů mají právo ručně ručně rušit papír nebo předávat archiv organizaci, která sběru odpadního papíru uzavře a uzavře smlouvu. To vše za předpokladu, že je potvrzeno uplynutí platnosti omezení, ale vzorek nemá razítko o ochraně osobních údajů a nenese informace o průmyslové špionáži.
Skartace cenných papírů
Nejjednodušším řešením pro likvidaci archivních dokumentů je použití speciálního zařízení - drtiče. Jedná se o stroj pro zničení kanceláře a archivudokumenty. Sada standardních drtičů obsahuje blokový kontejner, který je určen pro 13 - 300 litrů.Tato technika umožňuje zničit listy o šířce 450 mm, a to současně přes 7 až 85 listů papíru.Poskytuje vysokou úroveň utajení a eliminuje možnost průmyslové špionáže konkurenčních firem.
V závislosti na rozsahu pracovního postupu využívají specializované společnosti navíc k nosičům papíru přenosné a průmyslové instalace s vysokým výkonem, které jsou schopné poškodit diskety, plastové karty, šekové knížky a papíry s tvrdou vazbou. Mnoho společností a organizací zjednodušuje proces recyklace a získává pevné kancelářské drtiče.
Technika ničí dokumenty několika způsoby:
- Schröder - Ploché řezání řezte papír na tenké proužky podél délky listu a vyhoďte je do kontejneru. Dokumentace drtiče je v běžných kancelářích rozšířená.
- Schröder - drtič brousí do drobků a používá se pro informace o zvláštním tajemství. Takto je zničení archivu dokumentů pod pečetí tajné.
- Mlýnka je vybavena speciální obrazovkou, která upravuje šířku řezaného papíru. Je možné se zbavit důvěrných i neformálních dokumentů.
- Průmyslové drtiče se používají pro hutný papír.
V závislosti na požadavcích na zachování důvěrnosti mohou drtiče řezat pruhy v šířce od 3,9 do 6 mm, fragmentovat nebo rozemlet na částice menší než 0,5 mm.
Samotná organizace rozhodne, jak to budek likvidaci. Specializované společnosti poskytují služby, které zahrnují:
- Zachyťte v uzavřených kontejnerech.
- Doprava do zpracovatelského závodu.
- Shredivanie za přítomnosti zástupce organizace.
- Vypracování úkonu likvidace.
- Míchání a lisování papírových odpadů pod vysokým tlakem.
- Smlouva o skladování.
- Odesílání do zařízení na zpracování surovin.
Profesionální skartování eliminuje obnovu papíru skenováním a použitím počítačového programu, který umožňuje kombinovat fragmentované fragmenty a pruhy do jednoho celku.
hořící papír
Tento způsob využití účetních dokumentů je nejvhodnější pro dokumentaci zvláštního utajení. Samozřejmě, že pálení dokumentů venku je nebezpečné pro zdraví zaměstnanců a životní prostředí, navíc tento způsob likvidace může vyvolat cenné informace. Svazky papírů v solí mohou úplně vyhořit, což je z hlediska důvěrnosti nepřípustné. Kromě toho je neoprávněné pálení potrestáno velkými peněžními pokutami. To je důvod, proč pouze specializované firmy, které používají vysokoteplotní pece pro tento postup, se zabývají požárem. Kromě nosičů papíru v kameně můžete odstranit všechny typy plastových a lepicích pásek.
Zástupci společnosti stáhnou vzorek v uzavřených kontejnerech, podepíší smlouvu o skladování a dopravují je do zařízení na recyklaci tepelného odpadu.Tam jsou umístěny v troubě a spáleny k úplnému zničení. Postup je potvrzen zvláštním zákonem.Spalování zaručuje 100% spolehlivost a anonymitu. Tento způsob ničení dokumentů je stanoven na legislativní úrovni.
zničení vyhlazování
Tato metoda zahrnuje odchod do organizace zákazníka a zničení dokumentů na místě. Odvoz zničení provádí specializovaná společnost vlastní vlastní zařízení.
Pro tento postup se používá hostující průmyslové drtič, který se nachází na plošině vozíku. Schroeder se vyznačuje vysokým výkonem a dokáže zpracovat až dvě tuny papírových médií za hodinu, což je výkonný stroj pro zničení dokumentů. Dokument zničený drtičem je předmětem zotavení, takže tato metoda není vhodná pro řešení utajovaných dokumentů.
Hlavní výhodou tohoto způsobu likvidace je neexistence rizika ztrát na dopravě. Zničení cenných papírů se provádí bezprostředně před vstupem do instituce s podpisem smlouvy o skladování.
Průmyslové drtiče shromažďují vzorku v souladu s požadavky úrovně 4 bezpečnosti a výrazně překračují kapacitu tradičních kancelářských zařízení. Po použití je odpad tlakován a odeslán k dalšímu zpracování.
Výhody práce s recyklačními společnostmi
Pro každou organizaci je proces recyklace poměrně náročný na práci, což vyžaduje dočasné náklady. Je mnohem výhodnější spolupracovat se specializovanými společnostmi, které jsou schopny rychle vykládat sedadlaarchivy pro nové strany. Hlavní výhodou jejich práce - zničení papírů, které vyšly z oběhu na všech nosičích. V takovém případě je vypracována dohoda.
Společnosti mohou nejen vymazat doklady po splatnosti, ale také poskytovat služby využití:
- Obchodní dokumenty s utajovanými informacemi.
- Papíry jakéhokoli formátu, včetně značek "voda".
- Účetní výkazy, které vyšly z oběhu.
- Všechny druhy papírových výrobků, včetně ofsetového tisku.
- Noviny a časopisy.
- Knihy v měkkém a pevném obalu.
- Digitální média - disky, diskety, flash disky.
- Plastové karty.
Všechny služby specializovaných společností jsou regulovány v souladu s právními předpisy Ruska. Po uzavření dohody podepisují jejich zástupci dohodu o nezveřejnění důvěrných informací. Mnoho společností poskytuje profesionální archivářské služby.
Organizace - zákazník má právo být přítomen v průběhu řízení nebo požádá o video nebo fotografický posudek a také může podepsat smlouvu o skladování.Společnost, která zachází s její obchodní pověstí, je vždy ohleduplná k problémům s využíváním.
